1.取引先・企業実態確認
企業信用調査会社との違い
次のような状況が相談の入口になります。
- 新規取引先の説明と公開情報が一致しない
- 取引額や与信枠の引き上げを求められた
- 決済条件の変更を急に求められた
- オンライン上でしか相手企業の実態を確認できない
- 登記上の所在地で事業が行われているか分からない
- 資本提携や重要な契約の前に、関係先を整理したい
東京赤坂支店では、商業登記などの公開情報、相手方から示された説明、所在地の外形、表示、人の出入り、営業していると見られる時間帯などを照合します。
必要性と適法性を確認したうえで、関係者への聞き取りを行う場合もあります。
一方、次のことは確認または保証できません。
- 将来の支払能力
- 倒産の有無
- 契約が履行されるか
- 非公開の財務情報
- 社内の意思決定
- 企業としての信用評点
- 取引の安全性
財務分析や信用評点を必要とする場合は、帝国データバンクや東京商工リサーチなどの専門信用調査会社を利用する領域です。
東京赤坂支店の法人調査は、財務上の格付けではなく、公開情報と現地で確認できる外形の差を整理します。
2.採用・リファレンスチェック
本人の同意を得て、職務に関係する範囲だけを確認する
管理職、役員候補、重要な業務を担当する人材の採用では、面接や提出書類だけでは確認できない事項が残ることがあります。
前職への照会を行う場合は、応募者本人へ目的と確認事項を説明し、書面による同意を得ることを受任条件とします。
確認対象は、採用予定の職務に直接関係する事項へ限定します。
- 在籍期間
- 担当したと説明されている職務
- 役職や業務範囲
- 本人が示した経歴と確認できた事実との一致・不一致
本人の同意があっても、前職企業が回答するとは限りません。回答を得られなかった場合は、その事実を確認結果として扱います。
次の事項は調査しません。
- 本籍、出生地、家柄
- 人種、民族、社会的身分
- 思想、信条
- 労働組合への加入や活動
- 職務と関係のない病歴
- 家族の職業や生活
- 採用予定の職務と関係のない私生活
入社後の勤務成績、人物としての資質、組織との相性を保証するものでもありません。
採用の可否は、本人へ説明する機会を設けたうえで、社内の選考基準と人事手続きに従って判断してください。
3.社員・役員の行動確認
社内記録と外での行動が合わないとき
社員や役員について、次のような事実確認が必要になることがあります。
- 勤務時間中の所在を確認できない
- 社用車の利用記録と行動が合わない
- 申告していない外部企業との接触が疑われる
- 競業や利益相反につながる行動が疑われる
- 取引先から不正な便宜供与に関する指摘を受けた
- 退職前に特定の外部関係者との接触が増えている
会社としての権限、調査目的、対象とする時間帯、結果を利用する部署を確認してから受任を判断します。
確認では、徒歩、鉄道、車両を使い分け、契約した時間内の移動、訪問先と見られる建物、接触した人物、滞在時間などを記録します。
GPS機器の使用を検討する場合は、車両や物の所有関係、使用権限、同意、目的、方法、プライバシーへの影響を確認します。条件を満たさない場合は使用しません。
一度の接触だけで、利益相反、不正行為、情報漏えいがあったとは判断しません。建物の内部で交わされた会話、取引内容、データの受け渡しも、外からの行動確認だけでは確定できません。
懲戒、解雇、降格などの判断は、就業規則、社内手続き、本人への確認、弁護士または社会保険労務士の助言と組み合わせて検討してください。
4.反社・コンプライアンス情報の確認
警察への直接照会ではありません
新規取引、役員就任、資本提携、株主や重要な関係先の確認では、反社会的勢力との関係が懸念される場合があります。
東京赤坂支店では、依頼目的と対象を確認したうえで、商業登記、公開されている報道、公知情報などを照合します。
ただし、反社確認は、警察へ直接照会して「該当」「非該当」という回答を得るサービスではありません。
東京赤坂支店が、対象企業や人物について次のことを保証するものでもありません。
- 反社会的勢力との関係が一切ないこと
- 将来も関係が生じないこと
- 取引を継続しても安全であること
- 法令違反がないこと
同姓同名、古い報道、関係性が確認できない記述については、対象者本人の事実として扱いません。
公開情報に懸念が見つかった場合も、東京赤坂支店が取引停止や契約解除を決めることはありません。社内の法務・コンプライアンス部門と共有し、必要に応じて弁護士へ相談してください。
5.情報漏えい疑義の初期整理
端末解析やデジタル・フォレンジックとは別の調査です
社外へ出ていないはずの情報が、取引先や競合企業へ伝わっている疑いが生じた場合、最初から特定の社員を調査対象にしないでください。
先に整理するのは次の内容です。
- 情報が外部へ伝わったと考えられる日時
- 漏えいが疑われる情報の範囲
- その情報へアクセスできた部署と担当者
- 社内に残っているアクセスログや記録
- すでに実施した社内対応
- ログやデータの保存期限
- 顧問弁護士、法務部門、IT部門への連絡状況
端末、ファイル、アカウント、ログを不用意に操作、初期化、削除せず、社内IT部門や専門事業者の指示に従って保全してください。
東京赤坂支店は、次の技術調査を提供していません。
- パソコンやスマートフォンの解析
- 削除データの復元
- 通信ログやアクセスログの解析
- メールやアカウントへの侵入
- デジタル・フォレンジック
- 漏えいしたデータの技術的な経路特定
社内IT、弁護士、フォレンジック事業者による初期対応と並行して、関係者の外出、接触、訪問先などを外から確認する必要がある場合に、行動調査を検討します。
行動確認によって外部関係者との接触が記録されても、それだけで情報を渡した人物、漏えいの方法、法的責任を確定することはできません。